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Effektive Prozessoptimierung: Wie Unternehmen mit klaren Strategien ihre Effizienz steigern

Klaiton Team

24.10.2024

3 Min

Prozessoptimierung ist für Unternehmen ein entscheidender Hebel, um Effizienz zu steigern und Ressourcen optimal zu nutzen. Doch wie können bestehende Prozesse wirklich identifiziert und verbessert werden? Gemeinsam mit Ida Ratajczak, Expertin für Prozessmanagement und Beraterin aus der Klaiton Community, haben wir die wichtigsten Herausforderungen und Lösungsansätze in der Prozessoptimierung beleuchtet. Erfahren Sie, welche Methoden wirklich funktionieren und welche Schlüsselfaktoren den Erfolg eines Optimierungsprojekts sicherstellen.

Prozessoptimierung durch gezielte Unternehmensberatung

Die Optimierung von Prozessen spielt eine zentrale Rolle in der Arbeit von Consultants, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Abläufe effizienter zu gestalten. Unsere Expertin Ida Ratajczak erklärt uns, dass der erste Schritt darin besteht, den realen Zustand der bestehenden Prozesse zu analysieren. Dies erfordert oft mehr als nur einen Blick auf bestehende Prozessbeschreibungen, da diese nicht immer die tatsächliche Arbeitsweise widerspiegeln.

„Oft wird angenommen, dass Prozessbeschreibungen ausreichen, doch in der Realität findet man darin selten Hinweise auf Probleme oder Workarounds, die sich im Laufe der Zeit eingeschlichen haben“, betont Ratajczak. Sie empfiehlt, direkt mit den Mitarbeitenden zu sprechen, die täglich mit den Prozessen arbeiten, um genaue Einblicke in die aktuellen Abläufe zu bekommen. Nur so lassen sich versteckte Ineffizienzen und Qualitätsmängel erkennen, wie etwa zusätzliche Aufgaben, die sich in Form von manuellen Nacharbeiten oder doppelter Datenerfassung zeigen.

Klare und messbare Ziele für die Prozessoptimierung setzen

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Prozessoptimierung ist die klare Definition der Optimierungsziele. „Nur wenn klar ist, was man erreichen will, lassen sich die richtigen Kriterien für die Erfolgsmessung setzen“, so Ratajczak. Dabei können verschiedene Kriterien relevant sein, je nachdem, ob es um die Reduzierung von Durchlaufzeiten, die Automatisierung manueller Tätigkeiten oder die Verbesserung der Qualität geht.

Beispielsweise kann die Optimierung der Durchlaufzeit relativ einfach gemessen werden, indem man Start- und Endpunkte eines Prozesses definiert und die dafür benötigte Zeit misst. Schwieriger ist es, eine Qualitätssteigerung zu bewerten, da es hierbei vor allem um Fehlerquoten und die Vollständigkeit von Informationen geht. Mit IT-Unterstützung lassen sich an bestimmten Schnittstellen, wie z.B. zwischen Außen- und Innendienst, Messpunkte definieren, um die Anzahl der Rückfragen aufgrund unvollständiger Daten zu erfassen. Ida Ratajczak merkt jedoch an, dass auch hier die Nutzung der vorhandenen Systeme eine Herausforderung darstellen kann, da manuelle Rückfragen oft nicht erfasst werden.

Für jegliche Veränderungen braucht es klare und gut strukturierte Kommunikation, was von vielen leider immer noch unterschätzt wird. Wenn es sich um IT-unterstützte Optimierungen handelt, ist ein guter Austausch zwischen Fach- und IT-Abteilung unabdingbar. Es muss auf beiden Seiten ein Verständnis für das Problem und die möglichen Lösungen geben.

Ida Ratajczak, Expertin für Prozessmanagement und Prozessoptimierungen

Herausforderungen bei der Prozessoptimierung meistern

Ein häufiges Hindernis bei der Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen ist, dass nicht alle Beteiligten den Bedarf für Veränderungen erkennen. „Jede Abteilung optimiert sich oft selbst und schafft sich eine persönliche Komfortzone“, erklärt Ratajczak. Die Bereitschaft, diese Komfortzone zu verlassen, ist jedoch entscheidend für den Erfolg von Prozessoptimierungen.

Bewusstseinsschaffung und eine gut strukturierte Kommunikation sind daher zentrale Elemente eines jeden Veränderungsprozesses. Besonders wichtig ist dabei der Austausch zwischen Fach- und IT-Abteilungen, insbesondere bei IT-gestützten Optimierungen. Beide Seiten müssen ein klares Verständnis für die Probleme und möglichen Lösungen entwickeln. „Manchmal bedarf es auch den Mut, zu erkennen, dass der aktuelle Prozess, selbst nach Optimierungen, nicht gut genug ist und möglicherweise komplett neu gestaltet werden muss“, ergänzt Ratajczak.

Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Prozessoptimierungsprojekte

Ida Ratajczak fasst die Schlüsselfaktoren erfolgreicher Prozessoptimierungsprojekte in mehreren Punkten zusammen:

  • Verständnis der Probleme: Nur wer die tatsächlichen Probleme des Unternehmens und der Mitarbeitenden versteht, kann sinnvolle Veränderungen anstoßen.
  • Gute Kommunikation: Eine klare und transparente Kommunikation ist entscheidend. Berater müssen Sicherheit vermitteln und mögliche Ängste der Mitarbeitenden im Veränderungsprozess ernst nehmen.
  • Kritischer Blick: Es darf nichts als gegeben hingenommen werden. Nur wer hinterfragt und kritisch bleibt, kann die wahren Probleme erkennen und Lösungen finden.
  • Konsequenz: Ein konsequentes Verfolgen der Ziele und Maßnahmen ist unerlässlich für den Erfolg.

Die Rolle von Consultants in der Prozessoptimierung der Zukunft

Die Rolle von Berater:innen in der Prozessoptimierung wird sich zukünftig weiterentwickeln, insbesondere durch den verstärkten Einsatz von Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI). „KI wird das Werkzeug der Zukunft sein“, prognostiziert Ida Ratajczak. Bereits heute unterstützt Robotic Process Automation (RPA) bei der Auslagerung von nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten, doch das volle Potenzial wird bisher noch nicht ausgeschöpft.

Consultants müssen sich in Zukunft verstärkt mit neuen Technologien auseinandersetzen und ihr Wissen kontinuierlich erweitern, um in der Lage zu sein komplexe Prozesse weiter zu verbessern. Trotzdem bleibt eines konstant: „Um Prozesse optimieren zu können, muss ich heute und in der Zukunft die tatsächlichen Probleme verstehen, die den Arbeitsalltag prägen. Viele dieser Probleme werden weiterhin organisatorischer Natur sein“, fasst Ratajczak zusammen.